Gamma E-Mail Automation


Gamma Summer Xplosion. Tradition trifft auf Zukunft.

Am 02. Juni fand die Gamma Summer Xplosion 2022 von Gamma und Epsilon Telecom in der Hoftex-Eventhalle in Hof statt. Zur ersten öffentlichen Veranstaltung von Gamma (ehemals HFO) versammelten sich mehr als 30 Aussteller sowie zahlreiche Entscheider aus der ITK-Branche, um 25 Jahre ITK-Power zu feiern.

Die Herausforderung

So ein Event findet nicht einfach von heute auf morgen statt. Viel Organisation und Planung sind nötig. Für einen möglichst effizienten Ressourceneinsatz griff die Gamma auf uns als langjährigen Wegbegleiter zurück, um den Einladungsprozess zu automatisieren. Unsere Herausforderung also: Konzept und Einrichtung des E-Mail-Automationsprozesses, Formular zur Anmeldung auf der Website und natürlich Schnittstelle zwischen E-Mail-Marketing-Tool und Website schaffen.

Unsere Herangehensweise

Nach ausführlicher Abstimmung mit dem Kunden und einer grundlegenden Konzeption ging es für uns an die erste Umsetzung. Per Miro Board wurde zunächst der gesamte Prozess der Automation visuell dargestellt. Nach einem weiteren Abgleich mit den Möglichkeiten unseres E-Mail-Marketing-Tools CleverReach und einer anschließenden Abstimmung mit dem Kunden waren wir auch schon ready für die Einrichtung.

Neben dem Automationsprozess mussten wir sicherstellen, dass die Schnittstelle zwischen CleverReach und dem Formular auf der Website einwandfrei funktioniert. So sollte nicht nur in den Mails jeder Gast persönlich angesprochen werden. Auch das Anmeldeformular war bereits mit den Daten der Gäste befüllt, sodass diese nur noch auf den Anmeldebutton klicken mussten.

Unsere Lösung

Nach einigen Tests und Anpassungen stand die funktionierende E-Mail-Automation mehrere Wochen vor dem Event bereit und die Kollegen konnten direkt mit dem Start der Automation die ersten E-Mail-Einladungen versenden (lassen). Je nachdem, ob und wann die Gäste sich für das Event anmeldeten, passte sich der E-Mail Workflow, in dem sie sich befanden, individuell an.

Selten hat das Motto Tradition trifft auf Zukunft besser gepasst.
Gemeinsam freuen wir uns auf die Zukunft und viele weitere spannende Projekte zusammen.