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Die digitale Reise beginnt

Reisebericht zu easyJobEin Tool für alle Fälle

easyJob - nach was klingt’s? Genau! Nach etwas, was den Job, das Arbeitsleben erleichtern soll. Und weil das schon so klingt, dachten wir uns vor einigen Jahren, dass die Zeit reif ist für ein neues Agentur-Tool. So kam easyJob an Bord des bitzinger cruise! Warum auch nicht? Die Aufträge wurden mehr und umfangreicher, das Team wuchs, da musste eine Lösung her, um der Arbeitsflut Herr zu werden.

Implementierung – es wurde Zeit

Im April 2014 war es dann so weit: Unendliche Weiten, wir befanden uns – nein nicht in einer fernen Zukunft! Die Zukunft hat uns eingeholt! Vor unseren Augen tat sich eine Welt voller neuer Möglichkeiten auf. Digitalisierung und Automatisierung für Fortgeschrittene, sozusagen.

Pflegten wir bis dahin unsere Stammdaten im Outlook, schrieben unsere Angebote im Word (ja, die Kreidetafeln und Brieftauben haben wir ein paar Jahre vorher abgeschafft) und schickten Rechnungen gerne per Post raus, konnten wir nun alles mit nur einer Software erledigen.

Nach einem Workshop-Tag mit viel Input und einer Kopfschmerztablette im Anschluss, kam dann der berühmte Sprung ins kalte Wasser. Alter Verwalter! Es gab so viele Möglichkeiten und so viel Neues, dass es eine Weile gedauert hat, bis wir geschnallt haben, wie alles aufgebaut ist und funktioniert. Irgendwann aber kommt man in den Flow und schwimmt auf der easyJob-Welle mit. Doch auch nach fast 7 Jahren können wir sagen, da ist noch Luft nach oben. Die Möglichkeiten sind noch lange nicht ausgereizt.

Funktionalität – easyJob für mich

So, und was machen wir jetzt eigentlich alles mit diesem Tool? Was kann es? Es kann viel! Das fängt schon bei der Stammdatenpflege an. Kunde kommt zu und seine Daten werden erstmal eingepflegt.

Lifehack für Faultiere: Im Impressum die Adresse mit Telefonnummer etc. kopieren und direkt im Adressfeld in der Software einfügen. Bäääm, schon hat man alles drin. Die Infos ergänzen, die für eine erfolgreiche Geschäftsbeziehung noch benötigt werden und das war’s. Kunde erfolgreich in die bitzinger-Familie aufgenommen!

Dann kommt’s zum Angebot. Vorher mühevoll alles schön ins Word reingeklopft, muss man hier nur noch kleinere Anpassungen vornehmen - wenn man im Vorfeld bereits Musterangebote angelegt hat. Aufs Knöpfchen gedrückt, das Angebot ist erstellt und kann als Mailanhang versendet werden. Easy peasy lemon squeezy. Nix mehr mit ab- und zwischenspeichern, neue Mail aufmachen, Anhang anfügen und Mail verschicken. Wir versenden alles direkt aus dem System raus. Geiler Scheiß! Zwei Klicks entfernt ist dann auch schon die Auftragsbestätigung erstellt. Und alle weiteren Abläufe, wie Projektpläne, Rechnungen und so, weiter, bauen sich auf diesem Gerüst auf.

Resume

Seitdem wir mit easyJob arbeiten, gibt es bei uns auch fast keine verstaubten Papierordner mehr (ok, ok, wir haben eine Putzfrau, die ihren Job super macht. Die Ordner waren nie verstaubt – aber altbacken sind sie allemal). Alle Rechnungen, die wir bekommen, werden bei uns eingescannt und direkt im System hinterlegt. Alles digital und mittlerweile voll normal.

Und wer sich gern mit Zahlenkram beschäftigt (manche nennen es auch Controlling), kann sich bei easyJob ebenfalls austoben. Wir können Reports erstellen, Umsatzprognosen abgeben, sogar die Mitarbeiterproduktivität kann ausgewertet werden. Die liegt bei uns natürlich bei 110 %, logisch!

Servus,

Nadine vom bitzinger Team

Lionel Richie, Willie Nelson - Easy

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